نحوه پذیرایی از مهمان VIP

در این مقاله قصد داریم در خصوص نحوه پذیرایی از مهمان VIP صحبت کنیم. VIP مخفف عبارتVery Important Person به معنای شخص بسیار مهم است و برای توصیف افرادی به کار می رود که دارای موقعیت های مهمی در جامعه هستند.

مهمانان VIP مهمترین افراد حاضر در مراسم شما هستند و طبیعتا باید از خدمات متفاوت تری نسبت به سایر مهمانان برخوردار شوند.

برای هماهنگ کردن حضور مهمانان VIP در یک رویداد باید چه اقداماتی انجام داد؟

1- از طریق تماس تلفنی(برای مهمانانی که در شهر محل برگزاری رویداد حضور ندارند) یا کارت دعوت نسبت به دعوت مهمانان اقدام نمایید. در صورتی که مهمان شما مدیربرنامه یا منشی دارد از تماس مستقیم با شخص مهمان ویژه خودداری کنید و هماهنگی را با مدیربرنامه ها یا منشی ایشان انجام دهید.

2- با هماهنگی شخص مهمانVIP یا مدیربرنامه ایشان ساعت پرواز را مشخص و نسبت به رزرو بلیط پرواز اقدام کنید.

3- محل اقامت مهمان را مشخص کنید دقت کنید که این مکان از نظر کیفیت و امنیت باید در بهترین حالت ممکن باشد.

4- تیم استقبال از مهمانان را مشخص کنید.

نحوه استقبال از مهمان VIP باید چگونه باشد؟

در صورتی که مهمان از شهر یا کشور دیگری به محل برگزاری مراسم شما می آید تیم استقبال باید در  فرودگاه حاضر شوند. به این نکته توجه کنید که مهمان VIP باید توسط شخص عالی رتبه یک مجموعه مورد استقبال قرار بگیرد. اگر مهمان شما مربوط به یک فرهنگ دیگر می باشد درباره بایدها و نبایدهای استقبال و خوش آمدگویی در آن فرهنگ خاص تحقیقات لازم را انجام دهید زیرا ممکن است در فرهنگ مهمان VIP شما قوانین خوشامدگویی خاصی وجود داشته باشد که تیم استقبال شما از آن‌ها مطلع نباشد.

بنابراین اولین قدم برای پذیرایی مناسب از مهمان VIP رعایت قوانین و استانداردهای مربوط به خوش آمدگویی و استقبال می باشد.

ورود مهمان VIP به سالن برگزاری مراسم

به محض ورود مهمانان VIP شما به محل برگزاری کنفرانس، باید از آنها استقبال کرد. به این نکته توجه کنید افراد مهمی که سِمَت های بالایی در مجموعه دارند باید از مهمانان VIP  استقبال کنند و در طول رویداد با آنها همراه باشند. پس از ورود مهمان VIP  به به محل برگزاری مراسم اعضای کادر تشریفات باید مهمانان را به محل نشستن خود راهنمایی کنند، معمولا ردیف اول تا سوم سالن مخصوص مهمانان VIP می باشد. همچنین بسیار مهم است که از قبل بدانید آیا VIP ها مایل به سخنرانی هستند یا خیر، در این صورت، باید تصمیم بگیرید که چه زمانی آنها را روی صحنه دعوت کنید.

پرسنل پذیرایی از مهمانان VIP باید دارای چه ویژگی هایی باشند؟

1- ظاهر مناسب

2- فن بیان قوی

3- روابط عمومی مناسب

4- خوش اخلاق

5- صبور

6- متعهد

نحوه پذیرایی از مهمان VIP باید چطور باشد؟

هنگام برنامه ریزی سِرو غذا برای پذیرایی از مهمان VIP باید تفاوت های فرهنگی را در نظر گرفت. در حالت ایده‌آل، در بین غذاهایی که سِرو می کنید باید غذاهای متعلق به فرهنگ به مهمان VIP شما نیز باشد که معمولا برخی از غذاهای مورد علاقه محلی را نیز شامل می‌شود.

پذیرایی از مهمانان VIP با پیش غذا و سوپ:

قبل از رسیدن مهمانان VIP باید مهمانداران به همراه کمک مهماندار در کنار میزهای مخصوص پذیرایی قرار  گرفته و از لحظه ورود مهمانان VIP به مراسم کلیه امورات پذیرایی آنان توسط مهمانداران انجام می گیرد.

پذیرایی از مهمانان VIP با پیش غذا از سمت راست مهمان انجام می شود. بعد از اینکه مهمانان پیش غذا را میل کردند بلافاصله مهمانداران از سمت راست مهمانان شروع به جمع آوری ظروف پیش غذا  کرده و آن را داخل سینی ای قرار می دهد که در دست کمک مهماندار می باشد. در مرحله بعد پذیرایی از مهمانان VIP با سوپ آغاز می شود. بدین منظور مهماندار ظروف سوپ خوری را داخل بشقاب مهمانان قرار داده و از سمت چپ مهمانان اقدام به سِرو سوپ می نماید.

پذیرایی از مهمان VIP با غذای اصلی:

بعد از سِرو سوپ و جمع آوری ظروف، نوبت به سِرو غذای اصلی می رسد. سِرو غذای اصلی نیز شبیه پیش غذا از سمت چپ آغاز می شود. در زمان پذیرایی از مهمانان VIP و غذا خوردن آنان، مهمانداران باید لیوان های نوشیدنی را در صورت خالی شدن با انواع نوشیدنی مثل آب، نوشابه و … شارژ کنند. بعد از میل کردن غذای اصلی، مهمانداران از سمت راست مهمانان نسبت به جمع آوری ظروف اقدام می کنند و شروع به پذیرایی از مهمانان VIP با سرِو دسر می نمایند.

پذیرایی از مهمانVIP با نوشیدنی:

مثل کلیه مراحل قبل، بعد از سِرو دسر کلیه ظروف جمع آوری شده و پذیرایی از مهمانان با انواع نوشیدنی گرم مثل نسکافه، چای، قهوه، کاپوچینو، دمنوش و … آغاز می شود. به این نکته دقت شود که قبل از سِر نوشیدنی باید از مهمانان سوال شود که چه نوع نوشیدنی ای علاقه دارند میل نمایند؟

پک پذیرایی مهمانان VIP:

بعد سِرو غذای اصلی در صورت ادامه داشتن رویداد قطعا شما باید به فکر تهیه پذیرایی میان وعده شرکت کنندگان از جمله مهمانان VIP نیز باشید. پک پذیرایی خاص و لاکچری می توانید گزینه مناسبی باشد.

امکان تعامل بین مهمان VIP و سخنران مراسم را فراهم کنید.

 فرصت ملاقات بین مهمان VIP و سخنرانان را در یک مکان کاملا خصوصی فراهم کنید. این مرحله ساده ممکن است منجر به همکاری های جالب و روابط تجاری ارزشمند برای هر دو طرف شود.

برای زمان حضور مهمان VIP برنامه داشته باشید.

این برنامه می تواند از بازدید مکان های دیدنی شهر و یک گردش تفریحی تا دیدار با مقام های رسمی متفاوت باشد.

پک هدیه برای مهمان VIPدر نظر بگیرید.

برای مهمان خود هدیه در نظر بگیرید. می توانید در کنار هدیه اصلی سوغاتی ها و صنایع دستی مربوط به فرهنگتان نیز به عنوان هدیه به وی تقدیم کنید. هدیه یک کتاب که موجب آشنایی مهمان با فرهنگ شما بشود نیز گزینه مناسبی است.