برگزاری همایش و نکات کلیدی آن

همایش یک گردهمایی است که در آن درباره موضوعات مختلف باهم صحبت و تبادل اطلاعات صورت می گیرد. برگزاری همایش های می تواند به شکل های مختلفی صورت بگیرد مثل همایش های دانشگاهی، همایش های تجاری، همایش های آموزشی، همایش های صنفی و …

 انتقال درست پیام برند رابطه مستقیمی با کیفیت همایش دارد. پک پذیرایی همایش ، زمان، سالن برگزاری، تیم مناسب و … همه و همه در برگزاری یک همایش موفق اثرگذار می باشند. 

اما برای برگزاری یک همایش استاندارد باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

1- هدف از برگزاری همایش را مشخص کنید

برای اینکه هدف رویداد خود را مشخص کنید، اساساً باید از خود بپرسید:

چرا میزبان این همایش هستید؟

قصد دارید با برگزاری این همایش به چه چیزی برسید؟

 مشخص کردن اهداف به شما کمک می‌کند نوع همایش را مشخص و تمرکز خود را محدود کنید تا اطمینان حاصل نمایید رویداد، شما را به آنچه که قصد دستیابی به آن را دارید، می‌رساند.

به‌عنوان‌مثال اگر هدف شما ارتباط با مشتریان است، می‌دانید که باید تمرکز خود را به یکی از انواع مختلف همایش های شرکتی محدود کنید یا اگر قصد برگزاری یک همایش آموزشی دارید باید کلیه برنامه ریزی های خود مثل زمان برگزاری، جامعه هدف برای تبلیغات، نوع تبلیغات، قیمت بلیط و … را متناسب با این نوع همایش انجام دهید.

بنابراین هدف شما از برگزاری و اینکه دقیقا قصد دارید به چه چیزی برسید با نوع برنامه ریزی ها  و در نهایت خروجی همایش شما دارای رابطه مستقیم می باشد.

2- درباره راه های متمایز کردن رویداد خود فکر کنید

از خود بپرسید که چه چیزی قرار است همایش شما را متمایز کند؟

 ما در عصر ارتباطات زندگی می کنیم قطعا همایش های بسیار زیادی در حوزه مدنظر ما برگزار می گردد. برای رقابت با همایش های طراحی و ارائه شده، باید خارج از چارچوب، فکر و خود را متمایز کنید. این امر به ویژه برای رویدادهای شرکتی و یا همایش هایی که برای مقاصد بازاریابی برگزار می شوند (به عنوان مثال راه اندازی محصول/برند، رویدادهای شبکه و غیره) مهم خواهد بود.

3- از ارائه دهندگان خدمات قابل اعتماد استفاده کنید

مهمترین کلید برای برگزاری همایش موفق دسترسی داشتن به ارائه دهندگان خدمات قابل اعتماد می باشد. چه این امر به معنای استخدام یک هماهنگ‌کننده رویداد باشد که دارای تیم کاری خود بوده یا استفاده از نهادهایی که شخصاً برای شما شناخته‌شده است، استفاده از ارائه‌دهندگان خدمات قابل‌اعتماد عامل پیروزی یا شکست هر رویدادی است.

نکات مهم:

• اگر قرار است برای اولین بار از یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات در خصوص فیلم‌برداری رویداد یا چاپ بروشور و بنر  استفاده کنید، دقت لازم را انجام دهید و مدتی را صرف تحقیق در مورد شرکت کنید، نمونه کارها را بخواهید و جویا شوید. هرچه تحقیقات بیشتری انجام دهید، خطر کمتری برای استخدام تیم نامناسب خواهید داشت.
• هماهنگی شما با تیمی که خدمات لازم را برای همایش شما ارائه می دهد می تواند منجر به نتایج مثبتی شود اما این بدان معنی نیست که شما باید حتما هزینه ای بیش از حد نرمال پرداخت کنید.  از اطراف بپرسید و دریابید که آیا قیمتی که دریافت کرده‌اید مربوط به بازار است یا خیر.

5- یک محل مناسب برای برگزاری همایش انتخاب کنید

مکان برگزاری همایش شبیه کفش است چون یک سایز مناسب برای همه وجود ندارد. 

عواملی که برای انتخاب مکان برگزاری همایش باید در نظر داشت عبارت‌اند از:

• بودجه شما

• تعداد مهمانان

• در دسترس بودن مکان در تاریخ انتخابی 

• امکانات و تجهیزات سالن

• دور نبودن از محیط شهری و در بافت شهر قرار داشتن

• داشتن پارکینگ یا مناسب بودن محیط اطراف سالن برگزاری همایش برای پارک کردن خودروها

نکات مهم

• مشخص کنید با هزینه‌ای که شما پرداخت می‌کنید چه امکاناتی از محل برگزاری در اختیارتان قرار می‌گیرد به‌عنوان‌مثال ممکن است در محل سالن و بخش پذیرایی میزهای زیبا و صندلی‌های تیفانی قرار داده شده باشد اما پس از پرداخت هزینه متوجه شوید با توجه به بودجه شما این امکانات در اختیارتان قرار نمی‌گیرد.
• از پارکینگ کافی برای مهمانانی که با خودروی شخصی خود می‌آیند اطمینان حاصل کنید و حمل‌ونقل گروهی را به محل برگزاری و برگشت سازمان‌دهی کنید.

انتخاب یک مکان مناسب در مقایسه با زمان برگزاری در درجه دوم اهمیت قرار دارد.

6- بودجه کافی برای برگزاری همایش در نظر بگیرید

برگزاری یک همایش دارای هزینه های خاص خود می باشد. صرف هزینه برای یک رویداد دارای ارتباط مستقیم با رضایت شرکت کنندگان می باشد. بودجه شما به طور اجتناب ناپذیری سبک و اندازه همایش شما را تعیین می کند، حتما مواردی که باید برای آن ها هزینه کنید را روی یک صفحه کاغذ یا داخل یک صفحه کامپیوتر ثبت کنید تا بعداً از هرگونه سردرگمی یا هزینه بیش از حد جلوگیری شود.

نکات مهم

• در بودجه خود هزینه های پیش بینی نشده  را مدنظر قرار دهید. به عنوان مثال، برای هزینه‌های احتمالی شکستگی یا سایر هزینه های پیش بینی نشده.
•  هنگام تنظیم بودجه همایش خود، به خاطر داشته باشید که برخی از هزینه ها متغیر هستند و به سایرین بستگی دارند. به عنوان مثال، ممکن است هزینه عکاس شما بر اساس مسافت طی شده برای رسیدن به محل انتخابی شما متفاوت باشد. به طور مشابه، در صورتی که بخواهید از ارائه دهندگان خدمات خارجی استفاده کنید و تمایلی به استفاده از تیم خدمات محل برگزاری همایش نداشته باشید هزینه اجاره محل ممکن است افزایش یابد.

7- پذیرایی همایش را جدی بگیرید

اطمینان حاصل کنید افرادی که در زمینه ارائه خدمات پذیرایی با آن‌ها همکاری می‌کنید قادر به پاسخگویی به نیاز همه سلیقه‌ها بوده و از نیازهای غذایی مهمان‌ها آگاه هستند، اطلاعات مهمانان خود را در اختیار آن‌ها قرار دهید تا از همه پذیرایی شود.

استفاده از مواد غذایی مثل فینگرفود ها، ساندویچ‌های سرد و سایر غذاهایی که سرو آن‌ها راحت می‌باشد به‌عنوان غذای اصلی و استفاده از میان وعده‌هایی مثل مغزها، نوشیدنی‌ها و … گزینه مناسبی است. این دسته از مواد غذایی به دلیل اینکه قابلیت پک شدن را داشته و می‌توانند در بسته‌بندی‌های مخصوص و به شکل پک پذیرایی در رویدادهای مختلف ارائه شوند از نظر بهداشتی نیز مناسب می‌باشند.

برنامه روزانه خود را با تیم خدمات پذیرایی در میان گذاشته و به آن پایبند باشید یعنی از تغییر دادن مداوم خودداری کنید. برای پذیرایی از مهمانان یک همایش گزینه‌های زیادی پیش روی برگزارکنندگان است اما آنچه مهم است تهیه پذیرایی با کم‌ترین زحمت و قیمت برای مهمانان از همه مهم‌تر مسئله بهداشت پذیرایی می‌باشد.

استفاده از پک های پذیرایی گزینه مناسبی برای پذیرایی از مهمانان شرکت کننده در همایش شما می باشد. در این نوع پذیرایی با قراردادن اقلام مدنظر خود داخل بسته های پذیرایی مشخص و می توانید تجربه یک پذیرایی شیک و کاملا بهداشتی را برای رویدادتان فراهم نمایید.

شرکت طُرفه این آمادگی را دارد که با ارائه پک پذیرایی همایش شما را در برگزاری یک رویداد باکیفیت و استاندارد همراهی نماید.

شما می توانید برای مشاهده و خرید پک های پذیرایی به سایت طُرفه مراجعه نموده و یا با شماره های ما تماس حاصل فرمایید.